Les documents à préparer avant la vente de son cabinet

Il arrive que l’on mette plusieurs années pour se décider à mettre en vente son cabinet. Mais lorsque l’opportunité se présentera, tout ira très vite. Alors pour mettre toutes les chances de son côté, notamment pour obtenir la meilleure valorisation possible, le vendeur doit anticiper. Comment être certain de ne rien oublier ?

4 catégories de documents

La vente d'un cabinet de courtage est un processus formalisé, complexe qui nécessite une préparation minutieuse, notamment en ce qui concerne la documentation qu’il faudra fournir aux acquéreurs potentiels (en direct ou via l’intermédiaire qui intervient lors de la cession). Pour qu’une négociation donne les meilleurs résultats, il ne faut pas qu’il se passe une semaine après chaque demande de l’acheteur. La réactivité du vendeur constituera un gage tangible de son sérieux.

Les documents, transmis au fur et à mesure de l’avancée des discussions, se regroupent en plusieurs catégories : les éléments comptables et financiers, les documents juridiques, les justificatifs sociaux, et bien sûr les informations opérationnelles concernant la gestion du cabinet.

Spécialiste des cessions-acquisitions des cabinets de courtage et des gestionnaires de patrimoine, Haussmann Fusac passe cette documentation en revue dans cette liste non-exhaustive, mais déjà très complète. Clairement : il ne faudra pas attendre le dernier moment pour la réunir !

Les documents comptables et financiers : les fondamentaux

Ces documents sont la base de toute évaluation. Ils donnent à l'acquéreur une vision claire de la santé financière du cabinet.

Les comptes annuels : les liasses fiscales et plaquettes comptables détaillées des trois dernières années donnent un premier aperçu des performances passées de l'entreprise et de son patrimoine actuel.
Le budget et le prévisionnel : pour démontrer la capacité du dirigeant à se projeter et à développer son activité, « l’idéal est d’élaborer un budget sur l'année en cours plus un prévisionnel à trois ans », recommande Julien Houssemand, associé chez Haussmann Fusac.
L’état des dettes et des créances : Il est essentiel de fournir un état détaillé des dettes et des créances, pour évaluer les engagements financiers. « Les tableaux d'amortissement des emprunts sont également requis, de manière à anticiper leurs durées et leur impact sur la trésorerie ».
Les déclarations fiscales : elles regroupent les déclarations de TVA, d'impôt sur les sociétés (IS) et de cotisation foncière des entreprises (CFE) des trois dernières années, afin d’attester la conformité fiscale du cabinet.
Les grands livres : établis au moins pour les trois dernières années offrent des informations détaillées sur les charges et les mouvements financiers.

Les documents juridiques : pour garantir la conformité

Ces documents garantissent la légalité et la conformité du cabinet, sécurisant ainsi la transaction pour l'acquéreur.

Les statuts et l’extrait Kbis : ces documents sont obligatoires pour prouver l'existence légale de l'entreprise.
Le titre de propriété : il est évidemment incontournable pour prouver la réalité de l’actionnariat. Il est complété, éventuellement, par les titres de propriété intellectuelle, par exemple pour les marques commerciales ou les sites Web, ainsi que par la déclaration des bénéficiaires effectifs (ce document est exigé pour identifier les personnes physiques qui détiennent le contrôle de l'entreprise).
Les pactes d'associés : si des pactes d'associés ou d'actionnaires existent, il faut les inclure.
Les registres et les relevés de décisions : il est nécessaire de fournir le registre de mouvement des titres, le registre des décisions des assemblées générales ainsi que les procès-verbaux des dernières assemblées générales (PV d'AG). « En outre, il faut préciser si une distribution de dividendes a été réalisée, et s’il y a eu des mouvements des titres », précise Julien Houssemand.
Les inscriptions et les nantissements : Un état à jour des inscriptions et des nantissements, notamment sur les titres, doit être prêt. Si les titres sont nantis (mis en gage), par exemple auprès d’une banque, l'acquéreur doit en être informé. Pour les courtiers en assurance, il faut également prévoir l’attestation Orias.

Les documents sociaux : indispensables pour rassurer

Ce n’est sûrement pas au dernier moment qu’il faut vérifier que le Social est parfaitement en règle. Les acquéreurs connaissent le coût des erreurs en la matière !

Les contrats de travail, pour l’ensemble des salariés, avec les avenants éventuels.
Les bulletins de paie : il conviendra de fournir les derniers bulletins de paie de l'année en cours (par exemple, celui de juillet 2025 si la vente a lieu en août) ainsi que les bulletins de paie du mois de décembre de l'année précédente (décembre 2024) pour reconstituer les charges sociales annuelles.
Les documents de rupture : tout document relatif à d'éventuelles ruptures conventionnelles ou licenciements doit être disponible. « Cela permet à l’acquéreur d’évaluer les risques sociaux ».

Les documents opérationnels : essentiels pour mieux valoriser

Cette catégorie regroupe les éléments qui détaillent le fonctionnement quotidien du cabinet et sa clientèle. C’est le cœur du réacteur !

Un fichier clients : structuré et à jour, le fichier clients constitue la pierre angulaire de la valorisation du cabinet. Il doit idéalement contenir le détail des contrats, les primes, les typologies de clients, etc. Plus ces informations sont complètes et précises, plus la valorisation sera juste. « Un fichier client inexistant ou incomplet peut faire fuir les acquéreurs potentiels et entraîner une décote significative du prix de vente », assure Julien Houssemand, dont l’un des rôles, en tant qu’intermédiaire, est de mettre en valeur les fondamentaux de l’activité d’un cabinet. « Pour l’analyse des portefeuilles, nous élaborons des tableaux croisés pour faire ressortir des rémunérations moyennes par client, les zones géographiques privilégiées, le poids des plus gros clients, leur âge moyen. Nous faisons ressortir des KPIs dans un dossier de présentation pour que l’acquéreur dispose d’une bonne vision de l’activité opérationnelle ».
Les baux et les contrats : Les baux des locaux professionnels ainsi que tous les contrats et abonnements à long terme (par exemple, pour les photocopieurs, les logiciels, les hébergeurs de données, etc.) doivent être prêts à transmettre. « Cela permet à l'acquéreur de connaître les engagements en cours et d'anticiper les coûts, ainsi que les économies potentielles qu’il pourra réaliser au terme du contrat, qui seront plus importantes si cette échéance est proche, avec une possibilité rapide de renégociation avec d’autres fournisseurs ».
Les rapports d'audit : si le cabinet a déjà fait l'objet d'audits, les rapports devront être fournis.

En résumé

La vente d'un cabinet de courtage nécessite une préparation documentaire minutieuse répartie en quatre catégories principales : comptables/financiers, juridiques, sociaux et opérationnels.

Les documents comptables et financiers constituent les fondamentaux avec les comptes annuels des trois dernières années, budgets prévisionnels, états des dettes/créances et déclarations fiscales pour évaluer la santé financière.

Les documents juridiques garantissent la conformité légale avec statuts, extraits Kbis, titres de propriété, pactes d'associés, registres de décisions et attestations réglementaires comme l'Orias pour les courtiers.

La documentation sociale rassure les acquéreurs avec contrats de travail, bulletins de paie récents et documents de rupture pour évaluer les risques sociaux et la conformité des charges.

Le fichier clients structuré et les contrats opérationnels constituent le cœur de la valorisation, nécessitant une centralisation anticipée pour optimiser le processus de cession et éviter les décotes liées à une documentation incomplète.

Par où commencer ?

Il est essentiel de rassembler tous ces documents le plus tôt possible, « même si le cabinet n’est pas sur le point d’être cédé et même si tous ces éléments ne sont pas exigibles dès le début du processus de vente », précise Julien Houssemand. Dans ce contexte, l’accompagnement par un intermédiaire spécialisé comme Haussmann Fusac permet de ne rien oublier. Et d’éviter une charge mentale et organisationnelle trop importante s’il faut retrouver et centraliser les documents au dernier moment, parce qu’un acquéreur aura manifesté son intérêt plus tôt que prévu !

« Les documents financiers sont évidemment prioritaires pour préparer le dossier, afin que l’acquéreur puisse dresser un tableau général de la situation du cabinet ». Une présentation ordonnée et claire de tous les éléments facilitera le processus et augmentera la confiance des acquéreurs. Un dossier bien préparé permet une estimation plus précise et une meilleure mise en valeur du potentiel du cabinet.

« Ce travail d'analyse et de synthèse fait partie de l'estimation que l’on élabore au départ, avant l’audit. Donc la qualité et l'exhaustivité des documents influencent énormément l'estimation préalable. Plus nous disposons d'éléments précis, qualitatifs et riches en informations, mieux nous serons en mesure de valoriser le cabinet et ses spécificités, auprès d’un acheteur bien choisi, grâce à des arguments objectifs », explique le spécialiste.

Heureusement, à l’heure de la dématérialisation, cette tâche est facilitée à la fois pour le vendeur, l’acquéreur et l’intermédiaire : « Dans 99 % des cas, nous recevons les documents par e-mail ou par transfert ou supports numériques, cela facilite le classement et le nommage des documents, ainsi que l’organisation de la Data Room, surtout lorsque les volumes sont significatifs ».