La préparation et la gestion des documents nécessaires à la vente d’un cabinet de courtage en assurances constitue un facteur important de la réussite de la cession. Voici ceux qu’il faudra fournir.
Assurer, rassurer : le rôle des documents dans la cession d’un cabinet de courtage
Pour réussir la vente d’un cabinet de courtage en assurances aux meilleures conditions, son dirigeant va devoir montrer patte blanche aux acquéreurs potentiels. Cela passera par la fourniture progressive d’une série de documents de référence. La bonne gestion de ces documents est bien plus importante qu’on peut le penser. « Il ne s’agit pas de paperasserie ! C’est le reflet de la bonne tenue du cabinet, et il ne faut surtout pas sous-estimer ce besoin. Un oubli, un retard, peuvent entraîner des conséquences désastreuses », explique Julien Houssemand, chargé d’affaires au cabinet de conseil en cession Haussmann Fusac.
Ne pas être sûr de ce qu’on achète constitue un facteur bloquant. L’absence d’éléments nécessaires lors des due diligences allonge le processus, soulève des doutes, et décourage le candidat à la reprise. « Je me souviens d’une cession retardée de plusieurs mois du fait de la difficulté à rassembler certains titres de propriété manquants », illustre t-il.
Les documents, dont il faut anticiper la préparation et soigner la qualité, sont là pour assurer (les forces du cabinet) et rassurer (sur sa santé réelle). Leur préparation et leur cadençage permettent de gagner du temps dans le processus de vente, de montrer le sérieux et la détermination du vendeur, d’inspirer confiance, et de garantir la transparence sur les aspects financiers et business.
Les documents à préparer
Les documents utiles pour l’acquéreur peuvent se regrouper en trois catégories principales :
- ceux de nature fiscale et comptable,
- ceux de nature réglementaire,
- ceux de nature commerciale.
1 / Évaluer la santé financière du courtier : les documents comptables et fiscaux
L’acquéreur doit disposer a minima d’un historique de 3 ans des bilans et comptes de résultats. L’expert-comptable du vendeur sera donc prévenu et intégré le plus en amont possible. En le souhaitant réactif - par exemple pour accélérer la clôture de l’exercice ou établir une situation intermédiaire.
En complément, durant la phase d’audit, il est utile de fournir les bordereaux de commissions versées par les compagnies d’assurance avec lesquelles travaille le courtier. « Cela permet de recouper l’information avec les états comptables », précise Julien Houssemand.
Tous ces éléments peuvent être réajustés en cours de cession, en fonction d’événements survenus dans l’intervalle (comme la perte d’un client important ou le gain d’un nouveau).
Dans un premier temps, les relevés des comptes bancaires (dépôt, épargne) ne sont pas nécessaires, mais ils peuvent être exigés pendant la phase d’audit par le repreneur. Ils servent à identifier les charges récurrentes telles que les loyers, les abonnements, les leasings…
2 / Garantir la conformité du courtier : les documents règlementaires
Ces documents regroupent tous les éléments obligatoires. Il s’agit notamment des bulletins de paie des salariés et dirigeants (si ceux-ci n’ont pas le statut de TNS), des actes de propriété de l’entreprise et de ses locaux (ou de ses baux commerciaux), et des contrats souscrits auprès de tiers, par exemple les contrats de services SaaS, l’entretien des locaux, l’expertise-comptable. L’objectif est de prouver que l’organisation et l’activité sont juridiquement bien cadrées.
3 / Mesurer la performance commerciale : les documents sur l’activité
Il s’agit de fournir une vision exhaustive de l’activité commerciale du cabinet. Le vendeur mettra notamment en évidence les indicateurs suivants :
- Le nombre de clients,
- Le nombre de contrats,
- L’évolution du nombre de clients et de contrats dans le temps,
- La nature des garanties et leur part dans le chiffre d’affaires,
- La répartition par compagnie partenaire,
- La répartition géographique des clients,
- La répartition de l’activité entre particuliers et assurances professionnelles.
Leur analyse permet de mettre en évidence le degré de concentration de la clientèle (un client représente-t-il une part trop importante des revenus ?), les éventuels pics ou creux d’activités, ainsi que les tendances historiques. L’acquéreur souhaite en particulier savoir si l’activité du cabinet est en croissance ou si l’on observe un plateau, voire un recul. Si souhaitable ou nécessaire, le vendeur pourra ajouter la répartition géographique ou une segmentation par âge de son portefeuille.
« Tous ces éléments permettent d’ajuster les coefficients de valorisation qui déterminent le prix de vente », souligne Julien Houssemand. L’usage préalable d’un logiciel de CRM simplifiera l’acquisition et la synthèse de ces données.
Ordre, synthèse et transparence
Tout irait pour le mieux si ces documents étaient déjà classés et accessibles rapidement. Mais la réalité est différente : « la plupart du temps, ils ne le sont pas », témoigne le chargé d’affaires. L’idéal sera de mettre en place un listing de synthèse qui récapitule notamment tous les actifs matériels (locaux, mobilier, véhicules…) et immatériels (logiciels, marques, brevets), les titres de propriété… Dans la plupart des cas, quelques pages ou un tableau Excel suffisent.
De même, il est très utile d’élaborer un document de synthèse, de quelques pages, à l’image des faits marquants que l’on trouve au début du rapport annuel des sociétés cotées. Son objectif : donner plus de visibilité à l’acquéreur sur les points forts susceptibles de l’intéresser. « Ce document est une mine d’or pour le négociateur… mais bien des cabinets vendeurs ne prennent pas la peine de le constituer », remarque le chargé d’affaires.
On l’a dit, tous ces documents contribuent à renforcer la confiance de l’acquéreur dans la pertinence de son investissement. Au-delà des chiffres, il est important pour le vendeur d’être transparent à la fois sur les éléments chiffrés mais aussi sur ses intentions et motivations. « Toute tentative pour cacher, enjoliver ou minimiser des éléments, envoie un signal négatif. Or, si un problème est identifié, il est toujours possible de trouver des solutions pour le résoudre. Il ne faut jamais faire l’économie d’informations ! »
Une question de timing et d’anticipation
Tous les documents ne doivent pas être produits et fournis en une seule fois. Il faut connaître ce timing, en tenir compte, et anticiper. Si les éléments essentiels (documents comptables, clients, contrats…) doivent être disponibles dès le début du processus, d’autres pourront être communiqués au fil de l’eau, en fonction des besoins des acquéreurs ou du déclenchement de la phase d’audit, comme par exemple :
- Extrait Kbis,
- Statuts de l’entreprise,
- Eventuels pactes d’associés,
- Contrats de travail des salariés et des dirigeants,
- Comptes rendus des assemblées générales,
- Etat des privilèges et des nantissements,
- Liste des marques et des brevets.
Des éléments plus détaillés peuvent être demandés durant la phase d’audit, par exemple les relevés de commissions des compagnies d’assurance, et l’historique d’éventuels litiges avec les salariés ou les clients. L’acquéreur pourra demander la communication du grand livre pour connaître les détails sur certains postes de dépenses. « Il est inutile de dissimuler ces informations, elles seront forcément révélées à un moment ou un autre – et le plus tard ne sera jamais le mieux », recommande Julien Houssemand.
Pourquoi il est indispensable de bien se faire accompagner
L’aspect documentaire du processus de vente peut vite devenir un cauchemar, tant il est lourd et chronophage. A moins de se faire accompagner par un intermédiaire comme Haussmann Fusac, qui mettra en place et gérera une « Data room », virtuelle. « L’objectif est de centraliser, d’anticiper et de fluidifier la production des documents du vendeur. Nous le guidons quant aux informations les plus pertinentes à fournir, en fonction du timing et de l’avancement de la négociation. »
Le vendeur dispose ainsi de la liste des documents à fournir en fonction de chaque étape du processus, avec des rappels automatiques. « Cela allège la charge de travail, et permet de commencer vite puisque l’acquéreur n’a généralement pas besoin d’avoir tout, tout de suite », conclut le chargé d’affaires.
